Faça bom uso do e-mail

Achei em uns antigos backups aqui no escritório um cd com minhas colunas para a revista WWW. Escrevi estas colunas nos anos de 2005 e 2006. Como elas ainda não estavam disponíveis para os leitores do blog, resolvi colocá-las aqui aos poucos. O que replicarei no blog é o texto bruto, enviado para os editores da revista. Os textos podem estar antigos e, ainda, terem erros. Conto com vossa compreensão. Boa leitura!

Coluna enviada para a revista WWW no dia 1 de dezembro de 2005

Faça bom uso do e-mail

Fazer bom uso da rede também significa fazer bom uso do e-mail. Afinal, mais da metade do tráffego da rede se refere às mensagens trocadas por meio do correio eletrônico. Fazer bom uso deste serviço é crucial tanto para a empresa quanto para o profissional; seja em negócios de tecnologia ou de qualquer outra natureza.

Comecemos pelo uso empresarial do e-mail. Refiro-me aos casos em que a empresa entra em contato com pessoas para assuntos diversos. É providencial neste momento passar o primeiro conselho para o bom uso do e-mail: Jamais envie uma mensagem para quem quer que seja sem que esta pessoa tenha lhe autorizado.

Não é segredo para ninguém que o poder está nas mãos do usuário no que se refere à internet. No caso do e-mail, isso se manifesta de maneira ainda mais expressiva. Coloque-se no lugar do usuário: Sua caixa de entrada é aquele espaço só seu, protegido por uma senha que só você sabe, que só você acessa quando quiser, que você guarda o que quiser. Ver aquele espaço invadido por alguém que você nem conhece – e pior: para tentar lhe vender qualquer que seja o produto ou serviço – é algo que está muito além dos limites. Dessa forma, opte sempre por enviar mensagens em nome de uma empresa somente àqueles que concordaram em receber estas mensagens.

Sem deixar o sarcasmo de lado, espero nem precisar dizer que a quantidade de mensagens e a periodicidade do envio devem ser definidas pelo usuário no momento da autorização, não é? Ah, e pra ficar bem claro: evite a todo custo enviar qualquer mensagem em nome de uma empresa usando um e-mail pessoal ou de um domínio que não tenha qualquer relação com a empresa em si. Comprar um domínio e fornecer endereços aos funcionários é tão barato que o uso de serviços de terceiros é cada vez menos necessário. Se for gratuito, então… ih! Que credibilidade e autoridade você daria a uma empresa que usa um e-mail gratuito para conversar com seus consumidores e/ou prospects?

Antes de falar especificamente aos profissionais, duas pequenas dicas que são de extrema importância tanto para as empresas quanto para quem trabalha nelas. É hora do segundo conselho para o bom uso do e-mail: Não envie mensagens em HTML. Porquê? É simples: Você não pode garantir como o destinatário visualizará a sua mensagem. Colocar aquele texto infame que diz “caso você não esteja visualizando esta mensagem corretamente, clique aqui” não resolve nada. Aliás, para os usuários que optam pela exibição de mensagens em modo texto, este trecho nem será clicável. Para ajudar a justificar esta posição, recorro ao fato que é atraves de mensagens em HTML que os software leitores de e-mail executam scripts e disparam worms que tanto nos dão trabalho.

Agora, mais uma dica comum a empresas e profissionais; ou, se preferir, o terceiro conselho para o bom uso do e-mail: Se precisar enviar a mesma mensagem a um grande grupo de destinatários de uma só vez, opte pelas cópias-carbono, ou blind carbon copies. O uso deste recurso impede que sua mensagem seja tratada como spam por alguns filtros além de garantir a provacidade de todos os seus destinatários e evitar a publicação indevida de endereços eletrônicos de pessoas que, provavelmente, não concordariam com isso.

Agora, falando especificamente aos profissionais que usam o e-mail como ferramenta de trabalho, os dois últimos conselhos. Seguindo a ordem, eis o quarto conselho para o bom uso do e-mail. Seja claro, objetivo e não abuse da paciência do destinatário. O campo de assunto de uma mensagem eletrônica deve dizer muito sobre o conteúdo da mensagem. E deve dizer a verdade. Se você falar que tudo é “urgente”, no final das contas, nada será urgente de verdade, não é? Não precisa escrever a mensagem inteira no campo do assunto, mas basta dizer a verdade acerca do conteúdo da mensagem. Isso fará com que mensagens que precisem de resposta imediata serão lidas rapidamente e respondidas o quanto antes. Outra coisa importante a se considerar é o tamanho do texto. Além de mim, não conheço mais ninguém que tenha se acostumado a ler textos longos na tela do computador. Dá uma preguiça danada para muita gente, além de – claro – dores nos olhos. Sendo assim, segure a onda.

Seguindo o supracitado princípio OSSSSO (O Segredo do Sucesso é Saber Segurar a Onda), eis o quinto conselho para o bom uso do e-mail. Não trabalhe para o e-mail, deixe o e-mail trabalhar para você. Mantenha uma quantidade mínima de endereços pois gerenciar várias caixas postais é uma tarefa um tanto quanto cansativa. Além disso, ajuste a checagem automática de novas mensagens para efetuar o serviço a cada 20 minutos ou mais. Tem gente que acha que uma hora de intervalo é pouco, mas eu me contento com metade disso. O fato é que, toda vez que o seu software apita você deixa de fazer o que estava fazendo para ir lá ver o que chegou. Isso é muito pouco produtivo, não precisa nem dizer, não é?

Para acabar a coluna (que já está bem longa), uma última dica para deixar o e-mail trabalhar para você: use e abuse de templates e assinaturas. Já que estamos falando de rendimento no trabalho, tente contabilizar quanto tempo por semana você gasta escrevendo saudações e assinaturas para suas mensagens eletrônicas.

Bem, é isso. Um excelente uso do e-mail a todos!

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